Loading...
 
Share this Job

Office Administrator (part- time- 10h/week))

Date: Nov 24, 2021

Location: Berlin, DE

Company: Cytel Inc

Office Manager/Office Administrator (Part- time) Office Administrator (Teilzeit; ca. 10 Stunden/Woche)

Als Office Administrator in Teilzeit (ca. 10 Stunden pro Woche) kümmern Sie sich um den reibungslosen Ablauf in unserem Berliner Büro und berichten an die Personalabteilung. Sie sind der/die erste Ansprechpartner/in für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Besucher, weswegen sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind. Idealerweise haben Sie außergewöhnliche Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Kommunikation und Multitasking.

 

Reporting to Human Resources, the part-time (approx. 10 hours per week) Office Administrator will have overall responsibility for the smooth operations of our Berlin office.   As the initial face to the public, you will interact with employees, clients, vendors and assorted visitors and must speak German and English fluently.  Ideally, you will be a people-person with exceptional organizational, communication and multi-tasking abilities.  Your responsibilities include, but are not limited to the following:

 

  • Coordinating office activities  
  • Supporting members of the management team on an as-needed basis
  • Manage office postal mails with all the departments.
  • Keeping supplies in stock
  • Planning events
  • Maintaining facilities in clean, orderly in accordance with guidelines.
  • Record keeping related to employees/visitor logs and badges, delivery receipts logs and security system for auditing and tracking
  • Assist in person employees with our new workplace practices and protocols & abide by all the guidelines laid out by local government. 

 

Ihre Aufgaben:

Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem folgende Tätigkeiten:

  • Koordinierung der Bürotätigkeiten (Bestellung von Bürobedarf, Instandhaltung der Räumlichkeiten gemäß Richtlinien, etc.).
  • Unterstützung der Mitglieder des Managementteams bei Bedarf.
  • Verwaltung der Büropost mit allen Abteilungen.
  • Planung von Veranstaltungen.
  • Führen von Aufzeichnungen in Bezug auf Mitarbeiter-/Besucherprotokolle und -ausweise, Lieferscheinprotokolle und Sicherheitssystem zur Prüfung und Nachverfolgung.
  • Unterstützung der Mitarbeiter bei der Einarbeitung in unsere neuen Arbeitsplatzpraktiken und -protokolle und Einhaltung aller von den örtlichen Behörden festgelegten Richtlinien.

 

Qualifications

  • Fluent In English & German
  • One plus (1+) years or minimum experience as an office administrator and a track record as an administrator supporting multiple managers in an environment that  included high  volume  scheduling and travel  arrangements.
  • Experience in supply management and equipment maintenance.
  • Proficiency in MS Office, specifically Word, Excel, Outlook.  Experience with PowerPoint a plus.
  • Strong organizational, time management and multi-tasking skills, with ability to prioritize work accordingly.
  • Strong verbal and written communication skills, including the ability to present in German and English

 

 

Ihr Profil:

  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
  • Mindestens ein Jahr Erfahrung als Office Administrator/Office Manager, vorzugsweise zur Unterstützung des Managements, in einem Umfeld mit hohem Volumen an Planungen von Terminen und Reisevorbereitungen.
  • Erfahrung in der Verwaltung von Lieferungen und der Instandhaltung von Geräten.
  • Routine im Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook. Erfahrung mit PowerPoint ist von Vorteil.
  • Ausgeprägte Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Zeitmanagement und Multitasking sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
  • Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.

 

 


Job Segment: Administrative Assistant, Supply, Administrative, Operations